Záväzné zásady spracúvania osobných údajov

 v Cirkevnej materskej škole Kráľovnej anjelov

 

Čl. I

1. Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje,[1]) alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.
2. Osobitnými kategóriami osobných údajov sú údaje, ktoré odhaľujú rasový pôvod alebo etnický pôvod, politické názory, náboženskú vieru, filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, údaje týkajúce sa zdravia alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby.
3. Spracúvaním osobných údajov sa myslí spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami, pomocou informačno-komunikačných technológií alebo bez nich.
4. Prevádzkovateľom je každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.
5. Sprostredkovateľom je každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.
6. Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
7. Informačným systémom sa rozumie akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktorý je prístupný podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém realizovaný digitálnymi technológiami, bez nich, prípadne kombinovane, centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom základe alebo geografickom základe.
8. Ďalšie definície ustanovuje zákon 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a Nariadenie 2016/679.

 

 

 

 

 

Čl. II

Údaje o zamestnancoch školy

 

Prevádzkovateľ spracúva nasledovné kategórie osobných údajov o zamestnancoch:

Identifikačné  údaje: meno,  priezvisko,  rodné  priezvisko,  prezývka, dátum narodenia, miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, rodné číslo, číslo pasu alebo iného dokladu totožnosti, titul, štátna príslušnosť, národnosť, fotografia;

Kontaktné údaje: adresa  trvalého/prechodného  pobytu  alebo  bydliska,  telefónne číslo, e-mailová adresa,;

Prevádzkové údaje: register pracovného času (t. j. údaje o čase, kedy  jednotliví  zamestnanci  začínajú  a  končia  pracovnú  zmenu,  aj  údaje  o prestávkach  alebo  čase,  ktorý  nie  je  do  pracovného  času  zahrnutý), pracovná funkcia, identifikačné číslo zamestnanca, prístupový kód/heslo zamestnanca, pracovná IP adresa;

Osobitné kategórie osobných údajov:   údaje   o zdravotnom   stave   (potvrdenie  o  tehotenstve zamestnankyne, o invalidite zamestnanca, výsledky preventívnej lekárskej prehliadky vo vzťahu k práci, výsledky dychovej/krvnej skúšky na alkohol, údaje   o   psychickej   pracovnej spôsobilosti),  členstvo v odborovej organizácii, výpis z registra trestov u nepedagogických  zamestnancov a odpis registra trestov u pedagogických zamestnancoch;

Ďalšie  identifikátory  patriace konkrétnemu zamestnancovi a vytvárajúce jeho ekonomickú identitu (údaj       o mzde,   číslo bankového  účtu), sociálnu  identitu (údaje o rodinnom  stave, počte detí, dosiahnutom vzdelaní) či fyzickú, fyziologickú (hlas zamestnanca pri  monitorovaní  telefónov,  obraz  osoby  na  videozázname z pohovoru) alebo  mentálnu  identitu (informácie o správaní a osobných vlastnostiach zamestnanca zachytené v pracovnom posudku).

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje výlučne v súlade s platnou právnou úpravou, najmä Zákonom 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Osobné údaje zamestnancov spracúva prevádzkovateľ výlučne pre účely pracovnoprávnych vzťahov a ďalších právnych vzťahov, ktoré vyplývajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia pričom sa najmä jedná o:

• vyplácanie mzdy;

• sociálne poistenie;

• zdravotné poistenie;

• vypracovanie daňových priznaní, preddavkové platby na daň z príjmu, uplatňovanie daňových bonusov a nezdaniteľnej časti základu dane a súvisiaca komunikácia s daňovým úradom;

• odvody príspevkov do druhého alebo tretieho piliera;

• plnenie povinností voči kontrolným orgánom;

• realizácia školení BOZP;

• realizácia školení požiarnej ochrany;

• zabezpečenie stravovania

• zabezpečenie benefitov pre zamestnancov

• uchovanie osobných spisov zamestnancov do 70 rokov ich veku za účelom možnosti preukázania výkonu zamestnania pre účely poskytnutia dôchodku.

 

Osobné údaje zamestnancov spracúva prevádzkovateľ výlučne pre účely pracovnoprávnych vzťahov a ďalších právnych vzťahov, ktoré vyplývajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a to na základe tu citovaných právnych základov (§ 13 Zákona 18/2018 Z.z. a čl. 6 Nariadenia 2016/679):

1. 1. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
   2. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
   3. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby, alebo inej fyzickej osoby,
   4. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa;
   5. ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom[2]) a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.

 

Uvedené osobné údaje vedie zamestnávateľ podľa zákona  č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákona č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov; zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a ďalších.

Osobné údaje ďalších osôb v zmluvnom vzťahu spracúva prevádzkovateľ výlučne pre účely plnenia dohodnutej konkrétnej zmluvy a pre archivačné účely na uvedených právnych základoch: (§ 13 Zákona 18/2018 Z.z. a čl. 6 Nariadenia 2016/679):

1. 1. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
   2. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
   3. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby, alebo inej fyzickej osoby,
   4. ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom ) a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.

 

Cirkevná materská škola Kráľovnej anjelov je oprávnená o ZAMESTNANCOCH poskytovať osobné údaje alebo zverejniť osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenia, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresu elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.

Ďalšie údaje o zamestnancoch, ktoré prekračujú rámec kategórií osobných údajov vyžadovaných osobitnými predpismi a nevyhnutnými pre plnenia vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov a nevyhnutných na plnenie oprávnených činností prevádzkovateľa, spracúva prevádzkovateľ výlučne na základe súhlasu týchto osôb.

Príjemcovia alebo kategória príjemcov osobných údajov: zdravotné poisťovne, sociálna poisťovňa, daňový úrad, Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, Doplnkové dôchodkové sporiteľne (v prípade osôb poistených v druhom alebo treťom pilieri), dôchodkové správcovské spoločnosti (v prípade osôb poistených v druhom alebo treťom pilieri), orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce)

Doba uchovávania osobných údajov:

Mzdové listy                                                                         20 rokov

Výplatné listiny                                                                     10 rokov

Rodinné prídavky a materské príspevky                               5 rokov

Prehlásenia k dani zo mzdy                                                  5 rokov

Zrážky zo mzdy                                                                    5 rokov

Podklady k mzdám                                                               5 rokov

Osobné spisy zamestnancov                                                 70 rokov (od narodenia zamestnanca)

Evidencia dochádzky                                                            3 roky

Evidencia dovoleniek                                                            3 roky

Popisy pracovných činností                                                  5 rokov

Dohody o vykonaní práce                                                     5 rokov

Dohody o hmotnej zodpovednosti                                        3 roky (po strate platnosti)

Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie       10 rokov

Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny   10 rokov

Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika                      5 rokov

Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia                        5 rokov

Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie                          5 rokov

Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci                                5 rokov

Osobné spisy zamestnancov do 70 rokov ich veku za účelom možnosti preukázania výkonu zamestnania pre účely poskytnutia dôchodku. Pričom osobné spisy obsahujú hore uvádzané dokumenty:

V prípade neposkytnutia uvedených osobných údajov, nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností vyplývajúcich z pracovného pomeru zamestnanca.

Osobné údaje nie sú zverejňované nad rozsah ustanovený osobitnými právnymi predpismi s výnimkou prípadov na ktoré dotknutá osoba udelila svoj výslovný súhlas.

 

CMŠ Kráľovnej anjelov ako prevádzkovateľ neprenáša osobné údaje do tretej krajiny.

V CMŠ Kráľovnej anjelov ako prevádzkovateľa a ani u žiadneho sprostredkovateľa nedochádza k profilovaniu ani automatizovanému rozhodovaniu na podklade poskytnutých osobných údajov.

Čl. III

Údaje o žiakoch školy a ich zákonných zástupcoch

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje o žiakoch a ich zákonných zástupcoch v rozsahu nevyhnutnom na splnenie účelu právnych vzťahov v školstve a povinností vyplývajúcich z právnych predpisov, a to pre účely kompletnej pedagogickej dokumentácie vedenej v ručnej a súčasne/alebo výlučne v elektronickom informačnom systéme prevádzkovanom Ministerstvom školstva Slovenskej republiky.

Osobné údaje spracúva prevádzkovateľ výlučne  na uvedených právnych základoch: (§ 13 Zákona 18/2018 Z. z. a čl. 6 Nariadenia 2016/679):

1. 1. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
   2. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
   3. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby, alebo inej fyzickej osoby,
   4. ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom ) a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.

 

Do 31.7.2018 škola spracúva o žiakoch tieto údaje (§ 11 ods. 6 Zákona 245/2008 Z. z. školského zákona)

a) o deťoch a žiakoch v rozsahu

1. meno a priezvisko,

2. dátum a miesto narodenia,

3. bydlisko,

4. rodné číslo,

5. štátna príslušnosť,

6. národnosť,

7. fyzického zdravia a duševného zdravia,

8. mentálnej úrovne vrátane výsledkov pedagogicko-psychologickej a špeciálnopedagogickej diagnostiky,

b)o identifikácii zákonných zástupcov dieťaťa alebo žiaka (meno a priezvisko, adresa zamestnávateľa, trvalé bydlisko, kontakt na účely komunikácie).

 

OD 1.8.2018 škola spracúva o žiakoch tieto údaje (§ 11 ods. 6 Zákona 245/2008 Z. z. školského zákona)

a) o deťoch a žiakoch v rozsahu

1. meno a priezvisko,

2. dátum a miesto narodenia,

3. bydlisko,

4. rodné číslo,

5. štátna príslušnosť,

6. národnosť,

7. fyzického zdravia a duševného zdravia,

8. mentálnej úrovne vrátane výsledkov pedagogicko-psychologickej a špeciálnopedagogickej diagnostiky,

b) o identifikácii zákonných zástupcov dieťaťa (meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu a adresa zamestnávateľa) adresa miesta, kde sa zákonný zástupca obvykle zdržiava, ak sa nezdržiava na adrese trvalého pobytu a kontakt na účely komunikácie.

Uvedené osobné údaje tvoria súčasť osobného spisu žiaka CMŠ Kráľovnej anjelov a sú uchovávané do 10 roku dieťaťa, podľa registratúrneho poriadku.

 

V prípade neposkytnutia uvedených osobných údajov, nie je možné riadne poskytnúť predškolskú edukáciu a s tým spojené služby dotknutej osobe.

Osobné údaje nie sú zverejňované s výnimkou prípadov, na ktoré dotknutá osoba udelila svoj výslovný súhlas.

CMŠ Kráľovnej anjelov ako prevádzkovateľ neprenáša osobné údaje do tretej krajiny.

V CMŠ Kráľovnej anjelov ako prevádzkovateľa a ani u žiadneho sprostredkovateľa nedochádza k profilovaniu ani automatizovanému rozhodovaniu na podklade poskytnutých osobných údajov.

 

Údaje o žiakoch poskytuje prevádzkovateľ ďalším prevádzkovateľom výlučne na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä pre účely financovania školy (údaje o mene, priezvisku, bydlisku, dátume narodenia a pod.) školským úradom, vyšším územným celkom, ministerstvám; pre účely získavania štátnych dotácií pre stravovanie, príspevok na cestovanie a pod.. Údaje o žiakoch môžu byť poskytnuté zriaďovateľovi školy pre spracovanie potrebných zákonných podkladov a žiadostí.

Kamerové systémy

Prevádzkovateľ (škola) je oprávnený pre účel zabezpečenia poriadku vo svojich priestoroch, ako aj pre účely zabezpečenia ochrany žiakov a ich majetku viesť elektronické dochádzkové systémy žiakov vrátane kamerového systému.

Ďalšie zmluvné subjekty

Prevádzkovateľ je oprávnený odovzdať poskytnuté údaje o žiakoch v nevyhnutnom rozsahu ďalšiemu prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi na základe zmluvy na účely zabezpečenia stravovania, zabezpečenia školského autobusu; na účely organizácie športových aktivít, olympiád a iných aktivít súvisiacich s predškolskou výchovou, o ktorých sú zákonný zástupcovia náležite informovaní. Uvedené údaje poskytuje škola na zákonnom podklade plnenia zmluvy o organizovaní tu generalizovaného podujatia/ aktivity alebo zabezpečenia riadnej prevádzky tu generalizovaných subjektov.

Ďalšie údaje o žiakoch a ich zákonných zástupov, ktoré prekračujú rámec kategórií osobných údajov vyžadovaných osobitnými predpismi a nevyhnutnými pre plnenia vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov spracúva prevádzkovateľ výlučne na základe súhlasu týchto osôb.

COVID 19

"Na základe aktuálnej situácie s pandémiou Covid-19 prevádzkovateľ spracúva osobné údaje žiadané úradmi verejného zdravotníctva na právnom základe paragrafu 13 ods. 1 pism c) a d) Zákona 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov. Osobné údaje spracúvané prevádzkovateľom môžu byť odoslané na štátne orgány verejného zdravotníctva za účelom testovania na základe aktuálne účinných nariadení vlády alebo rozhodnutí regionálnych úradov verejného zdravotníctva."

Čl. IV

Zodpovedná osoba

Zodpovedná osoba za ochranu osobných údajov prevádzkovateľa je:

Konferencia biskupov Slovenska

Kapitulská 11,

P.O.BOX 113,

814 99 Bratislava

IČO: 00684325

DIČ: 2020804841

email: dpo@kbs.sk

Čl. V 

Súvisiace dokumenty

Súčasťou týchto záväzných zásad pre spracovanie osobných údajov sú prílohy (poučenia), ktoré sú interne uložené u zamestnávateľa.

Č. VI

Záverečné ustanovenia

Tieto zásady nadobúdajú účinnosť 18.11.2022

V Ivanke pri Dunaji,  dňa  16.11. 2022

........................

Riaditeľka školy